Als je over een deel van je inkomsten geen btw hoeft af te dragen, moet je goed nadenken over hoe je de kosten boekt.
Als ondernemer moet je meestal 6 of 21 procent btw over je inkomsten vragen en die afdragen aan de Belastingdienst. Tegelijkertijd mag je de btw die je over je kosten hebt betaald, terugvragen. Alleen over het saldo betaal je uiteindelijk btw.
Sommige ondernemers hoeven geen btw af te dragen, omdat zij zijn vrijgesteld. Denk aan journalisten, (tand)artsen en veel andere zorgverleners, arbodiensten en het beroepsonderwijs. Als je geen btw hoeft af te dragen, kun je de btw ook niet terugvragen. Je mag wel de gemaakte kosten inclusief btw aftrekken.
Een derde categorie ondernemers biedt zowel btw-plichtige als btw-vrijgestelde diensten. Een operatie door een plastisch chirurg is meestal niet belast met btw, maar als er geen medische noodzaak voor is – denk aan een facelift of een botox-behandeling – heft de fiscus wel btw. En een journalist die voor een bedrijf een commercieel artikel schrijft, moet daar eveneens btw over berekenen, terwijl een artikel in opdracht van een nieuwssite of krant niet met btw is belast. Hoe ga je in zulke gevallen om met de kosten?
Er zijn twee manieren: de pro rata-toerekening en de toerekening op basis van de werkelijk gemaakte kosten.
- De toerekening pro rata boek je als volgt. Stel dat je over 60 procent van de omzet btw moet betalen en dat 40 procent van je inkomsten btw-vrijgesteld is, dan vraag je over 60 procent van de totale kosten de btw terug en over 40 procent van de kosten niet.
- Je mag ook de werkelijke kosten toerekenen, als dat tenminste mogelijk is. Als 80 procent van de gemaakte kosten betrekking heeft op commerciële inkomsten, vraag je van 80 procent van de kosten de btw terug. Van de overige 20 procent van de kosten, die is toe te rekenen aan de btw-vrijgestelde activiteiten, vraag je de btw niet terug.
Nog ingewikkelder wordt het als je de tweede methode gebruikt, maar als er ook kosten zijn die aan beide activiteiten vallen toe te rekenen. In dat geval gebruik je voor die kosten de pro rata-methode.
Welke methode je ook kiest, het is verstandig om consequent te zijn en er een goed verhaal bij te hebben. Omdat het veel ruimte geeft aan je eigen interpretatie, worden over dit soort btw-kwesties veel rechtszaken gevoerd.
Paul van der Kwast is onafhankelijk financieel planner en verdient geen geld aan de verkoop van financiële producten. Voor Z24 volgt hij de fiscale ontwikkelingen op de voet.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl
